Koffie op de zaak: aftrekbaar, declareren & regels
Koffie op de zaak — de bonen, het koffiezetapparaat en de koffiemachine — is voor de meeste ondernemingen aftrekbaar als bedrijfskosten. Onder de werkkostenregeling geldt bovendien een nihilwaardering voor consumpties op de werkplek, zodat koffie voor je personeel onbelast blijft. Een werkgever is er wettelijk niet toe verplicht, maar fiscaal zit het meestal goed.
Koffie op de zaak roept steevast dezelfde vragen op: mag het van de belasting, moet het van de wet, en hoe verwerk je het in je administratie? Hieronder beantwoorden we de vijf meest gestelde vragen kort en feitelijk, met de bronnen erbij.
Is een koffiezetapparaat fiscaal aftrekbaar?
Ja, voor de meeste ondernemingen zijn de aanschafkosten van een koffiezetapparaat aftrekbaar als bedrijfskosten, mits je het zakelijk gebruikt. Kost het apparaat € 450 of minder (excl. btw), dan trek je de kosten in één keer af; kost het meer, dan schrijf je het af over de gebruiksduur. De btw op de aanschaf kun je meestal terugvragen.
Kan ik een koffiemachine voor op kantoor declareren?
Ja, een koffiemachine voor op kantoor is een bedrijfsmiddel en de koop- of huurkosten zijn declarabel als zakelijke uitgave. Bij koop geldt dezelfde regel als bij elk bedrijfsmiddel: tot € 450 excl. btw direct aftrekbaar, daarboven afschrijven; bij huur boek je de maandelijkse termijn gewoon als kosten. Bekijk onze zakelijke koffiemachines
Is een werkgever verplicht om koffie te bieden?
Nee. De Arbowet verplicht werkgevers niet om koffie — of drinkwater — aan te bieden; er gelden alleen algemene aanbevelingen en een zorgplicht voor een gezonde werkomgeving. Koffie op kantoor is in de praktijk een gangbare secundaire arbeidsvoorwaarde, geen wettelijke plicht.
Is koffie zakelijk aftrekbaar?
Voor de meeste ondernemingen zijn de kosten van koffie op de werkplek fiscaal aftrekbaar als bedrijfskosten. Onder de werkkostenregeling geldt bovendien een nihilwaardering voor koffie, thee en andere kleine consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd: die zijn onbelast voor je personeel en gaan niet ten koste van je vrije ruimte.
Kan je koffie op de zaak zetten?
Ja — koffie(bonen) en de koffiemachine op de werkplek zijn declarabel als zakelijke uitgave, mits je ze zakelijk gebruikt. Voor je personeel geldt daarnaast de nihilwaardering: koffie op de werkplek is onbelast en telt niet mee voor de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Bekijk onze specialty koffiebonen
Dit is algemene informatie, geen fiscaal advies. Overleg met je boekhouder of fiscalist voor de situatie van jouw onderneming.
Proef het verschil op je eigen kantoor.
We komen langs, zetten drie koffies en jullie team kiest. Gratis, 45 minuten, zonder verplichtingen. Bereken alvast jullie verbruik. Een offerte volgt op basis van jullie wensen.